Заменить участие в выставке невозможно ничем: только на выставке Вы можете напрямую и на нейтральной территории встретиться со своими покупателями, контрагентами и конкурентами, узнать новые тенденции развития рынка и принять непосредственное участие в его формировании.
Сегодня выставки приобретают совершенно особый статус, обусловленный нынешней экономической ситуацией. Они становятся лакмусовой бумажкой отрасли, дающей четкое представление, кто из компаний остался «на плаву», а кто ушел с рынка, какие ниши освободились, и как следует планировать свою тактику и стратегию в новых реалиях.
Во всем многообразии средств маркетинга выставки давно зарекомендовали себя наиболее эффективным инструментом. Это не раз подтверждалось результатами исследований, проводимых в ведущих выставочных странах мира.
Выставки – больше чем инструмент маркетинга, по сути, они — ваш рынок. Как место личных встреч в своей основе они являются местом достижения главных целей фирм, достижения или усиления их успеха на выставках.
Исходя из главных целей предприятий: продвигать продукцию, выводить новые товары на рынок, продавать их, выставки дают возможность напрямую:
Кроме того, выставки - наиболее эффективный способ встретиться в одном месте и в одно время с нужным рынком, другими словами – это оценка, знания и взаимодействие.
А значит, кроме бизнеса выставки позволяют предприятиям:
И еще одно из главных достоинств выставок– они дают возможность получить высокий коэффициент окупаемости вложенных в участие средств.
Кроме того, по оценкам экспертов, ожидается существенный рост количества посетителей ведущих выставок, поскольку в трудные времена профессионалы и предприниматели боятся пропустить что-то важное — информацию, контакты и даже слухи. В такие времена нельзя заключать сделки, не посмотрев в глаза партнеру, а где это лучше сделать, как не на выставке?
Выставка «Промстрой-Астана» - лучший инструмент продвижения продукции и услуг вашей компании на рынке!
Организация такого ивента, как выставка – это как сходить в магазин для закупки продуктов, скажем, к Новому Году. Купить надо много, денег потратить - мало, при этом, ничего не забыть и не надорваться от тяжести сумок. Для начала, как и в случае с покупками, необходимо провести...
Необходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.
Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.
Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда – цена и размер экспозиции.
Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.
Располагая экспонаты, следует обратить внимание на следующее:
На стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон:
Оформление стенда – надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатами должны взаимно дополнять друг друга. Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочном стенде должны преобладать экспонаты по возможности, в действующем виде. Большое значение при оформлении стенда имеют композиции из зелени и цветов.
За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расч. счета, etc) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество.
Персонал должен обладать следующими качествами:
Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.
Подсчитываются все затраты, связанные с выставкой, составляется смета.
На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду. Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.
До начала выставки необходимо провести инструктаж:
Этот пункт особенно важен, если экспонаты достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь рассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.
Одной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО, КОГДА и КУДА ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов.
Необходимо уточнить заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕ выставки можно ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.
На стенде организуются элементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личная продажа (предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой. Можно предложить бесплатную установку на предприятии заказчика).
Также на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта (стимулирование сбыта), ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг. (см. пункт 6)
Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. В нее должны быть включены следующие пункты:
ОРГАНИЗАЦИЯ - откуда он, АДРЕС - где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС - как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ - как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.
По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет. В аналитическом документе SUM-UP данные обычно представляются в виде таблицы.
Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.
Если все же конечная цель – продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.
По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.